(English version below)
A continuación, se describen las bases de la convocatoria de ayudas concedidas por la SEPEX para la organización de eventos científicos durante el año 2027. La participación en la presente convocatoria implica la aceptación de estas bases.
Solicitantes
Podrán solicitar la ayuda los miembros de la SEPEX que deseen organizar una actividad científica durante el año 2027. Se aceptan propuestas de miembros en formación (predoctorales y postdoctorales). Las personas solicitantes deben ser miembros de la SEPEX en el momento de la solicitud. La solicitud podrá presentarse en español o en inglés.
Objeto
La ayuda se destinará a co-financiar los gastos asociados a la organización de una actividad científica (p.ej., una conferencia, un seminario, un taller, un evento local o una escuela de verano -summer school). Entre los gastos elegibles se incluyen, por ejemplo, los honorarios de los ponentes, el material y el alojamiento, pero no el catering. Alternativamente, la ayuda podrá destinarse a sufragar parte de los gastos de asistencia de socios de la SEPEX al evento. Solo podrá seleccionarse una opción.
Cuantía
La cuantía de las ayudas concedidas dependerá de la situación económica de la SEPEX y del número de solicitudes recibidas cada año. Como referencia, se concederá un máximo de 1000 euros por solicitud.
Criterios de concesión
La evaluación de las solicitudes se realizará considerando la adecuación entre el evento planteado y el ámbito de actividad de la SEPEX. Se considerará como criterio importante para conceder la ayuda que la temática del evento científico para el que se solicita esté alineada con los objetivos y fines de la SEPEX, expresados en el Artículo 2 de los Estatutos.
No se financiará más de una actividad (conferencia, seminario o taller, etc.) dentro de un mismo evento científico. Una misma entidad o grupo solicitante podrá solicitar más de una ayuda, siempre y cuando estas sean para congresos o eventos diferentes.
La Junta Directiva de la SEPEX será responsable de ajustar la concesión de las ayudas de manera equitativa en función del número de solicitudes, aplicando criterios de diversidad y considerando el coste estimado de cada actividad para la que se solicita financiación.
Se deberá incluir el logo y el nombre de la SEPEX asociados a la actividad financiada (p.ej., en el programa o página web), como reconocimiento a la ayuda recibida.
Presentación de solicitudes
Las solicitudes deben realizarse a través del documento de solicitud y deben ser enviadas por correo electrónico a secretaria.sepex@gmail.com (asunto: Ayudas Eventos Científicos 2027).
Plazo de solicitud
El plazo de envío de solicitudes permanecerá abierto desde el 19/10/2026 hasta el 19/11/2026 (ambos incluidos), y serán resueltas durante el mes de diciembre de 2026.
Concesión y justificación de la ayuda
La resolución de concesión se notificará a la persona solicitante y se publicará en la página web de la SEPEX.
La persona solicitante se compromete a enviar el programa del congreso o evento científico en el que figure la actividad financiada durante el año 2027, que será requisito para hacer efectiva la ayuda económica. La no recepción de dicho programa durante el año 2027 se entenderá como renuncia a la ayuda. Al participar en la presente convocatoria, la persona solicitante acepta presentar documentación justificativa en el caso de que sea requerida para ello por la SEPEX.
Cancelación o aplazamiento En caso de que se cancele el evento objeto de la ayuda, la SEPEX no ingresará la cuantía asignada. Si ya se ha procedido al ingreso de la ayuda, los comités organizadores deben devolverla. Si se aplaza la actividad, se mantendrá la ayuda, pero los comités organizadores deberán informar a la SEPEX del cambio de fecha y acreditar que se mantienen las actividades objeto de la ayuda.
The following describes the terms and conditions of the grant call issued by SEPEX for the organisation of scientific events during 2027. Participation in this call implies acceptance of these terms.
Applicants
SEPEX members who wish to organise a scientific activity during 2027 may apply for a grant. Proposals from junior members (pre-doctoral and post-doctoral) are accepted. Applicants must be SEPEX members at the time of application. Applications may be submitted in Spanish or English.
Purpose
The grant is intended to co-finance expenses associated with organising a scientific activity (e.g., a conference, seminar, workshop, local event, or summer school). Eligible expenses include, for example, speaker fees, materials, and accommodation, but not catering. Alternatively, the grant may be used to cover part of the attendance costs for SEPEX members at the event. Only one option can be selected.
Amount
The amount awarded will depend on SEPEX’s financial situation and the number of applications received each year. As a reference, a maximum of €1,000 will be awarded per application.
Award Criteria
Applications will be evaluated based on the alignment between the proposed event and SEPEX’s field of activity. A key criterion for awarding the grant is that the scientific event’s topic is aligned with SEPEX’s objectives and aims, as stated in Article 2 of its Statutes.
No more than one activity (conference, seminar, workshop, etc.) within the same scientific event will be funded. The same organisation or group may apply for more than one grant, provided each application is for a different congress or event.
The SEPEX Board of Directors will be responsible for distributing grants equitably based on the number of applications, applying diversity criteria and considering the estimated cost of each activity for which funding is requested.
The SEPEX logo and name must be included in association with the funded activity.
Submission of Applications
Applications must be completed using the application form and submitted by email to secretaria.sepex@gmail.com (subject: Grants Scientific Events 2027).
Deadline
The submission period will be open from 19/10/2026 to 19/11/2026 (both dates inclusive), with decisions issued during December 2026.
Award and Reporting
The award decision will be communicated to the applicant and published on the SEPEX website.
The applicant undertakes to submit the programme of the congress or scientific event featuring the funded activity during 2027, which is a requirement for the grant to be disbursed. Failure to provide this programme during 2027 will be considered a waiver of the grant. By participating in this call, the applicant agrees to provide supporting documentation if required to do so by SEPEX.
Cancellation or Postponement
If the funded event is cancelled, SEPEX will not disburse the awarded amount. If the grant has already been paid, the organising committees must return it. If the activity is postponed, the grant will be maintained, but the organising committees must inform SEPEX of the new date and confirm that the funded activities will still take place.
