A continuación se describen las bases de la convocatoria de ayudas concedidas por la SEPEX para la organización de eventos científicos durante el año 2023. La participación en la presente convocatoria implica la aceptación de estas bases.
Solicitantes
Podrán solicitar la ayuda los miembros titulares de la SEPEX que deseen organizar un evento científico durante el año 2023. En caso de no ser miembros titulares, las personas solicitantes deberán poseer dicha condición antes de recibir la ayuda.
Objeto
La ayuda se dedicará a financiar los gastos de organización de un evento científico, como una conferencia o un seminario de formación o taller dentro de un congreso. También se podrá sufragar parte de los gastos de las personas asistentes que sean Miembros Asociados de la Sociedad.
Cuantía
La cuantía de las ayudas concedidas dependerán de la situación económica de la SEPEX y del número de solicitudes recibidas cada año. Como referencia, se concederá un máximo de 1000 Euros por solicitud.
Criterios de concesión
La evaluación de las solicitudes se hará teniendo en cuenta el ajuste entre el evento planteado y el ámbito de actividad de la SEPEX. Se considerará como criterio importante para conceder la ayuda que la temática del evento para el que se pide la ayuda se ajuste a los objetivos y fines de la SEPEX, expresados en el Artículo 2 de los Estatutos.
No se podrá solicitar más de una ayuda para el mismo evento. Una misma entidad o grupo solicitante podrá solicitar más de una ayuda siempre y cuando estas sean para eventos diferentes. Quedará a cargo de la Junta Directiva de la SEPEX ajustar la concesión de las ayudas en función del número de solicitudes de manera equitativa según criterios de diversidad.
Aunque no es requisito para recibir la ayuda, se propone a los comités organizadores de los eventos financiados que incluyan el logo y el nombre de la SEPEX en el programa y la página web del evento, como reconocimiento a la ayuda recibida.
Presentación de solicitudes
Las solicitudes deben realizarse a través del documento de solicitud disponible en la web de la Sociedad (Formulario de Solicitud), y deben ser enviadas por correo electrónico a secretaria.sepex@gmail.com
Plazo de solicitud
Las solicitudes deben presentarse hasta el 25/11/2022 y serán resueltas durante el mes de diciembre.
Concesión y justificación de la ayuda
La resolución de concesión se notificará a la persona solicitante y la ayuda se hará efectiva tras la presentación del programa del evento por parte de la persona solicitante. Al participar en la presente convocatoria, el comité organizador acepta presentar documentación justificativa, en caso de que sea requerido para ello por la SEPEX.
Cancelación o aplazamiento
En caso de que se cancele la actividad objeto de la ayuda, la SEPEX no ingresará la cuantía asignada. Si ya se ha procedido al ingreso de la ayuda, los comités organizadores deben devolverla. Si se aplaza la actividad, se mantendrá la ayuda, pero los comités organizadores deberán informar a la SEPEX del cambio de fecha y acreditar que se mantienen las actividades objeto de la ayuda.
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