A continuación, se describen las bases de la convocatoria de Ayudas para la Organización de Eventos Científicos durante el año 2025. La participación en la presente convocatoria implica la aceptación de estas bases.
Solicitantes
Podrán solicitar la ayuda los miembros titulares de la SEPEX que deseen organizar un evento científico durante el año 2025. Si las personas solicitantes no son miembros titulares en el momento de la solicitud, deberán obtener dicha condición antes de recibir la ayuda.
Objeto
La ayuda se destinará a financiar los gastos asociados a la organización de un evento científico, como una conferencia, un seminario de formación o un taller, dentro de un congreso. También se podrá sufragar parte de los gastos de las personas asistentes que sean miembros asociados de la SEPEX.
Cuantía
La cuantía de las ayudas concedidas dependerán de la situación económica de la SEPEX y del número de solicitudes recibidas cada año. Como referencia, se concederá un máximo de 1000 Euros por solicitud.
Criterios de concesión
La evaluación de las solicitudes se realizará teniendo en cuenta el ajuste entre el evento planteado y el ámbito de actividad de la SEPEX. Se considerará como criterio importante para conceder la ayuda que la temática del evento científico para el que se solicita esté alineada con los objetivos y fines de la SEPEX, expresados en el Artículo 2 de los Estatutos.
No se financiará más de un evento científico (conferencia, seminario o taller) dentro de un mismo congreso. Una misma entidad o grupo solicitante podrá solicitar más de una ayuda, siempre y cuando estas sean para congresos diferentes. La Junta Directiva de la SEPEX será responsable de ajustar la concesión de las ayudas de manera equitativa en función del número de solicitudes, aplicando criterios de diversidad y considerando el coste estimado de cada evento para el que se solicita financiación.
Aunque no es requisito para recibir la ayuda, se propone a los comités organizadores de los eventos financiados que incluyan el logo y el nombre de la SEPEX en el programa y la página web del evento, como reconocimiento a la ayuda recibida.
Presentación de solicitudes
Las solicitudes deben realizarse a través del documento de solicitud y deben ser enviadas por correo electrónico a secretaria.sepex@gmail.com
Plazo de solicitud
El plazo de envío de solicitudes permanecerá abierto desde el 08/11/2024 hasta el 01/12/2024 (ambos incluidos), y serán resueltas durante el mes de diciembre.
Concesión y justificación de la ayuda
La resolución de concesión se notificará a la persona solicitante. La persona solicitante se compromete a enviar el programa del congreso en el que figure el evento financiado durante el año 2025, que será requisito para hacer efectiva la ayuda económica. La no recepción del programa en el que figure el evento financiado durante el año 2025 se entenderá como renuncia a la ayuda. Al participar en la presente convocatoria, la persona solicitante acepta presentar documentación justificativa en el caso de que sea requerido para ello por la SEPEX.
Cancelación o aplazamiento
En caso de que se cancele el evento objeto de la ayuda, la SEPEX no ingresará la cuantía asignada. Si ya se ha procedido al ingreso de la ayuda, los comités organizadores deben devolverla. Si se aplaza la actividad, se mantendrá la ayuda, pero los comités organizadores deberán informar a la SEPEX del cambio de fecha y acreditar que se mantienen las actividades objeto de la ayuda.
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